Un·e assistant·e de direction

Placé(e) sous l’autorité du directeur de la régie des eaux, l’assistant(e) lui apporte un appui permanent ainsi qu’aux 3 chefs de services ingénierie/gestion patrimoniale, eau potable et assainissement, en termes d’organisation, de gestion, de communication, d’information, de suivi et de classement de dossiers.

• Accueil physique et téléphonique
• L’Assistant(e) pourra également être chargé(e) par le directeur de la régie du suivi de dossiers spécifiques

• Accueil physique et téléphonique de la régie
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique : rédaction de documents divers (courriers, rapports, actes administratifs, décisions, arrêtés, conventions, publipostage, …), et mise en forme de notes, comptes rendus, rapports, pièces techniques de marchés
• Suivi des projets et activités de la direction
• Gestion des tableaux de suivi des activités des services
• Recherche et diffusion d’informations
• Organisation et planification des réunions
• Gestion des courriers entrants et sortants et du registre des réclamations écrites
• Gestion des sinistres de la régie
• Relecture des parapheurs avant visa du directeur de la régie
• Diffusion des informations internes et externes
• Préparation, envoi et suivi des dossiers de subvention
• Participation à la rédaction des RPQS (rapports sur le prix et la qualité du service)
• Rédaction des réponses aux demandes d’urbanisme
• Classement et archivage des dossiers
• Gestion mensuelle des astreintes
• Création et diffusion des différents plannings prévisionnels
• Gestion des panneaux d’affichage et des outils de bureautique communs
• Gestion des fournitures de bureaux
• Suivi administratif de la flotte des véhicules et engins de la régie (demandes d’immatriculation, ventes, …), en lien avec le service garage et l’assistante du pôle technique

Savoir / Savoir-faire :

• Parfaite maîtrise des règles de l’expression orale et écrite (orthographe, syntaxe et grammaire)
• Bonnes connaissances des techniques de secrétariat
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales
• Très bonne connaissance de l’organisation de Quimperlé Communauté, ainsi que des enjeux et contexte de la régie des eaux
• Maîtrise de l’outil bureautique et de logiciels : Word, Excel, Powerpoint, Aigle, Outlook, logiciels métiers de la collectivité (Berger-Levraut, Cyril, …)
• Maîtrise de l’orthographe, des règles grammaticales et dactylographiques

Savoir être :

• Rigueur, méthode et organisation
• Polyvalence
• Autonomie : esprit d’initiative, sens de l’anticipation
• Gestion des priorités
• Disponibilité
• Esprit d’équipe : partage des connaissances, à l’écoute
• Adaptation aux situations, capacité à faire face aux situations difficiles
• Qualités relationnelles
• Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve