Poste à pourvoir par un fonctionnaire, à défaut par un contractuel (CDD d’un an)
Temps de travail : Temps complet 39h hebdomadaires avec des ARTT
Lieu : Siège de la Communauté à Quimperlé
L’assistant(e) réalise des missions particulières pour chacun des pôles en fonction de leurs problématiques spécifiques.
1. Missions générales liées à l’assistance de la direction des pôles
- Être en veille sur les dossiers en lien avec la vie des pôles,
- Présence aux réunions de pôle et/ou temps de travail privilégié avec la direction des pôles,
- Soutien à l’organisation professionnelle des directeurs/trices de pôle (gestion proactive de l’agenda…),
- Interface avec les services communautaires,
- Préparation des dossiers des directeurs/trices,
- Organiser le classement notamment numérique et l’archivage des dossiers des directeurs/trices,
- Gestion des dossiers confiés par les directions.
2. Missions spécifiques
Suivi de dossiers spécifiques au Pôle Ressources Humaines :
- Assurer le suivi des candidatures, en lien avec les agents d’accueil
- Aide à la préparation des formations des agents et élus, gérées par le service des Ressources Humaines
- Gestion des congés ordinaires, ARTT et compte épargne temps
- Gestion des chèques déjeuners
- Suivi des contrats non permanents (classement)
- Suivi des absences syndicales
- Suivi des visites médicales annuelles des agents
- Suivi du dossier sur le supplément familial de traitement
- Suivi et mise en œuvre des actions de bien-être au travail
Suivi de dossiers spécifiques au service Communication :
- Gestion et mise à jour de la photothèque
- Mise en ligne d’informations sur le site internet de Quimperlé Communauté (agenda culturel, offre d’emploi, conseil communautaire, etc.…)
- Diffusion de communiqué de presse simple
- Gestion des demandes de traduction en langue bretonne
- Suivi du planning de réservation des Abribus
- Relecture des supports de communication (magazine, …)
Suivi de dossiers spécifiques sur les marchés publics relatifs au Pôles supports (Finances, SI, Communication, RH) :
- Rédaction et envoi des courriers de rejet
- Notification et attribution des marchés
- Archivage des pièces de marché
- Mise en ligne
- Publicité
- Transmission au contrôle de légalité
3. Secrétariat courant et accueil
- Accueil physique et téléphonique,
- Travaux bureautiques : préparation de convocation, courriers, BE, réponses aux candidatures, mailing, rédaction et mise en forme de contrats, conventions…
- Organisation de réunion : préparation de salle, réservation, agenda, gros envois…
- Préparation des commissions de recrutement et des instances
- Rédaction de comptes-rendus de réunions,
- Mise en forme de diaporama,
- Gestion de la messagerie et coordination du calendrier synoptique,
- Gestion d’évènements conformément à la fiche de procédure interne,
- Reprographie,
- Revue de presse.
4. Remplacement de l’accueil général et du secrétariat de direction :
- Ouverture et enregistrement du courrier
- Accueil physique et téléphonique de l’accueil général
- Remplacement éventuel de l’assistante du directeur général et du président
- Filtrage des appels, prise de messages et de rendez-vous
- Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales,
- Formation juridique appréciée,
- Maîtrise de l’outil informatique.
Savoir être
- Discrétion,
- Sens des relations,
- Diplomatie,
- Aptitude à travailler en équipe,
- Organisation rigoureuse,
- Polyvalence et adaptation,
- Capacité à développer une relation de confiance,
- Capacité d’anticipation.
Rémunération / grade : Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux ou des rédacteurs territoriaux, rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS + chèques déjeuner
Temps partagé : 1 journée au pôle finances-achats-informatique / ½ journée au service communication / 3 jours au pôle ressources humaines
Curriculum Vitae et lettre de motivation à adresser jusqu’au 7 juin 2019 inclus à :
Monsieur Le Président de Quimperlé Communauté
1 Rue Andreï Sakharov – CS 20245 –
29394 Quimperlé Cedex