1 Assistant.e de direction du service communication et des pôles ressources humaines et Finances-achats-informatique

Poste à pourvoir par un fonctionnaire, à défaut par un contractuel (CDD d’un an)

Temps de travail : Temps complet 39h hebdomadaires avec des ARTT

Lieu : Siège de la Communauté à Quimperlé

L’assistant(e) de direction apporte une aide permanente aux Directeurs de Pôles en termes d’organisation professionnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers.
L’assistant(e) réalise des missions particulières pour chacun des pôles en fonction de leurs problématiques spécifiques.
Accueil physique et téléphonique de la Communauté et remplacements au secrétariat de direction.

1. Missions générales liées à l’assistance de la direction des pôles

  • Être en veille sur les dossiers en lien avec la vie des pôles,
  • Présence aux réunions de pôle et/ou temps de travail privilégié avec la direction des pôles,
  • Soutien à l’organisation professionnelle des directeurs/trices de pôle (gestion proactive de l’agenda…),
  • Interface avec les services communautaires,
  • Préparation des dossiers des directeurs/trices,
  • Organiser le classement notamment numérique et l’archivage des dossiers des directeurs/trices,
  • Gestion des dossiers confiés par les directions.

 2. Missions spécifiques

Suivi de dossiers spécifiques au Pôle Ressources Humaines :

  • Assurer le suivi des candidatures, en lien avec les agents d’accueil
  • Aide à la préparation des formations des agents et élus, gérées par le service des Ressources Humaines
  • Gestion des congés ordinaires, ARTT et compte épargne temps
  • Gestion des chèques déjeuners
  • Suivi des contrats non permanents (classement)
  • Suivi des absences syndicales
  • Suivi des visites médicales annuelles des agents
  • Suivi du dossier sur le supplément familial de traitement
  • Suivi et mise en œuvre des actions de bien-être au travail

Suivi de dossiers spécifiques au service Communication :

  • Gestion et mise à jour de la photothèque
  • Mise en ligne d’informations sur le site internet de Quimperlé Communauté (agenda culturel, offre d’emploi, conseil communautaire, etc.…)
  • Diffusion de communiqué de presse simple
  • Gestion des demandes de traduction en langue bretonne
  • Suivi du planning de réservation des Abribus
  • Relecture des supports de communication (magazine, …)

Suivi de dossiers spécifiques sur les marchés publics relatifs au Pôles supports (Finances, SI, Communication, RH) :

  • Rédaction et envoi des courriers de rejet
  • Notification et attribution des marchés
  • Archivage des pièces de marché
  • Mise en ligne
  • Publicité
  • Transmission au contrôle de légalité

3. Secrétariat courant et accueil

  • Accueil physique et téléphonique,
  • Travaux bureautiques : préparation de convocation, courriers, BE, réponses aux candidatures, mailing, rédaction et mise en forme de contrats, conventions…
  • Organisation de réunion : préparation de salle, réservation, agenda, gros envois…
  • Préparation des commissions de recrutement et des instances
  • Rédaction de comptes-rendus de réunions,
  • Mise en forme de diaporama,
  • Gestion de la messagerie et coordination du calendrier synoptique,
  • Gestion d’évènements conformément à la fiche de procédure interne,
  • Reprographie,
  • Revue de presse.

4. Remplacement de l’accueil général et du secrétariat de direction :

  • Ouverture et enregistrement du courrier
  • Accueil physique et téléphonique de l’accueil général
  • Remplacement éventuel de l’assistante du directeur général et du président
  • Filtrage des appels, prise de messages et de rendez-vous

Savoir / Savoir-faire
  • Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales,
  • Formation juridique appréciée,
  • Maîtrise de l’outil informatique.

Savoir être

  • Discrétion,
  • Sens des relations,
  • Diplomatie,
  • Aptitude à travailler en équipe,
  • Organisation rigoureuse,
  • Polyvalence et adaptation,
  • Capacité à développer une relation de confiance,
  • Capacité d’anticipation.

Rémunération / grade : Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux ou des rédacteurs territoriaux, rémunération statutaire + régime indemnitaire + CNAS + chèques déjeuner

Temps partagé : 1 journée au pôle finances-achats-informatique / ½ journée au service communication / 3 jours au pôle ressources humaines

Curriculum Vitae et lettre de motivation à adresser jusqu’au 7 juin 2019 inclus à :
Monsieur Le Président de Quimperlé Communauté
1 Rue Andreï Sakharov – CS 20245 –
29394 Quimperlé Cedex

  • Indiquez au maximum 3 formations. Merci passer à la ligne pour chacune d'entre elles et de ne pas utiliser de virgule.
  • Indiquez au maximum 5 expériences. Merci passer à la ligne pour chacune d'entre-elles et de ne pas utiliser de virgule.
  • Taille max. des fichiers : 64 MB.
  • Taille max. des fichiers : 64 MB.
  • Les informations collectées par Quimperlé Communauté sont enregistrées à des fins de gestion de votre demande et sont basées sur votre consentement. Sous réserve de votre accord préalable, vos informations sont à destination des services de Quimperlé Communauté. Leur durée de conservation ne pourra pas excéder une période de 3 ans après le dernier contact émanant de votre part.

    Conformément au Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants sur vos données : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement (droit à l’oubli), droit d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité. Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès. Pour connaître et exercer vos droits, notamment de retrait de votre consentement à l'utilisation des données collectées par ce formulaire, veuillez consulter notre politique de confidentialité. Pour exercer vos droits "informatique et libertés" contactez notre délégué à la protection des données via le formulaire en ligne. Nous vous recommandons de joindre la copie d’une pièce d’identité. Sous réserve d’un manquement aux dispositions ci-dessus, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

  • Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé.
Votre navigateur est dépassé !

Mettez à jour votre navigateur pour voir ce site internet correctement. Mettre à jour mon navigateur

×